Как оформить коммерческие предложения для внесения в конъюнктурный анализ, чтобы пройти экспертизу

Зачастую во ФГИС ЦС нет сметных цен на отдельные материальные ресурсы и оборудование. В этом случае сметчики делают конъюнктурный анализ: собирают информацию о текущих ценах и выбирают наиболее экономичный вариант. Как правильно обосновать ваш выбор и оформить ценовые предложения, чтобы не переделывать всю сметную документацию, мы рассказываем в статье.

Что делать при отсутствии сметных цен на отдельные материальные ресурсы и оборудование

Представим ситуацию, что нужно составить смету на установку систем управления, но в базах отсутствуют сметные цены на щиты управления. В п.13 приказа «Приказ Минстроя РФ от 04.08.2020 N 421/пр» сказано, что в этом случае необходимо сделать конъюнктурный анализ (КА). То есть произвести расчет сметной стоимости материалов, изделий и оборудования по максимально экономичной технологии. Для этого надо проанализировать информацию о текущих рыночных ценах.При отсутствии сметных цен на отдельные материальные ресурсы и оборудование, можно собрать информацию о текущих ценах с целью выбрать самый экономичный вариант

Этап №1. Формирование запроса стоимости материалов поставщикам. 

Обычно этим занимаются специалисты по конъюнктурному анализу. В некоторых организациях — сметчики или специалисты отдела снабжения. Запрос стоимости отправляют как минимум трем организациям.

Этап №2. Ожидание и получение ответа от поставщиков.

Для КА необходимо получить как минимум три ценовых предложения от разных поставщиков в одном ценовом регионе. Основная сложность на этом этапе — затягивание ответа от поставщиков, а значит, увеличение срока сбора этих ценовых предложений. 

Самый лучший вариант для сметчика — оформить ценовое предложение с минимальной стоимостью. Если оно и остальные два ценовых предложения будут оформлены правильно, цена на оборудование и материалы в них не будет завышена, то проблем при согласовании с экспертизой не возникнет.

Этап №3. Формирование таблицы с ценовыми предложениями. 

Таблица оформляется в соответствии с образцом в Приложении № 1 «Приказ Минстроя РФ от 04.08.2020 N 421/пр». 

Результат КА: оформляют сводную таблицу в соответствии с рекомендуемой формой

Требования к оформлению документов, обосновывающих стоимость

Оформлению документов нужно уделить особое внимание. Если ценовые предложения оформлены без учета требований экспертизы, ее могут не принять. А так как запрос коммерческих предложений и формирование КА занимают много времени, сроки согласования могут занять до месяца. Чтобы этого не произошло, мы советуем соблюдать следующие требования.

Требование 1. Производители или поставщики должны быть из региона, где ведут строительство.

Если в регионе нет нужного производителя, то по п.14 «Приказ Минстроя РФ от 04.08.2020 N 421/пр» разрешается проводить КА по данным производителей, расположенных в других субъектах Российской Федерации. В этом случае надо согласовать поставщика с заказчиком заранее. 

Требование 2. Документы, обосновывающие стоимость, должны быть получены не позднее 6 месяцев до момента определения сметной стоимости. 

Если в процессе экспертизы получены новые КП с новой датой, не совпадающей с датой пересчета в текущий уровень цен сводного сметного расчета, то к стоимости применяются индексы фактической инфляции. 

Чтобы избежать проблем при прохождении экспертизы, лучше получать КП с датами, совпадающими с датами других КП. Также это требование нужно учитывать при проведении конъюнктурного анализа.

Требование 3. Если в качестве обоснования представлен скриншот, то он обязательно должен быть подписан заказчиком.

Если подписи не будет, экспертиза не примет этот документ в качестве обоснования. 

Как успешно согласовать документы, обосновывающие стоимость

Сейчас экспертиза внедряет сервис комплексной проверки сметных расчетов (КПСР). Чтобы успешно пройти эту проверку, необходимо указать в коммерческом предложении следующие сведения:

• наименование производителя или поставщика;

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• контактные данные производителя или поставщика;

• сайт (при наличии); 

• сведения об исполнителе обосновывающего документа с указанием фамилий и инициалов;

• дата составления КП;

• дата действия КП;

• сведения об учете в ценах стоимости отдельных затрат (перевозка, шефмонтаж, шефналадка);

• сведения об учете НДС.

Один из самых важных пунктов — сведения об учете в ценах стоимости отдельных затрат (перевозка, шефмонтаж, шефналадка). Если эти сведения оформлены неверно, придется переделывать КА и сметную документацию. Бывают ситуации, когда эксперт, проверяющий КА на соответствие требованиям экспертизы, исключает эти затраты. Даже если они необходимы, но оформлены неверно.

Для наглядности рассмотрим три варианта развития этой ситуации.

Первый вариант

При перевозке вставлять фразу типа «самовывоз со склада», «стоимость доставки учитывается отдельно». Это может привести к увеличению срока разработки смет. Так как эксперт может попросить дополнительно рассчитать доставку по калькуляции – при большом количестве позиций выйдет большой объем работы.

Выделять в КП шефмонтаж и шефналадку отдельными стоимостями. Если в КП имеется несколько позиций оборудования, то непонятно, как распределить шефмонтаж и шефналадку между позициями.

Дать отдельно затраты на ЗИП. Согласно п. 88, можно учесть только стоимость комплекта запасных частей на гарантийный срок эксплуатации. Без доп. указаний стоимость ЗИП может быть не принята экспертом. 

Второй вариант

Не закладывать стоимость перевозки в стоимость и ничего не писать по ее поводу. Но есть риск, что при реализации проекта не хватит денег на доставку материалов и оборудования.

Выделять в КП шефмонтаж и шефналадку отдельными стоимостями для каждой позиции оборудования.

Написать, что стоимость ЗИП входит в КП. Согласно п. 88, можно учесть только стоимость комплекта запасных частей на гарантийный срок эксплуатации. Без доп. указаний стоимость ЗИП может быть не принята экспертом. 

Третий вариант

Заложить перевозку в сумму и написать, что стоимость доставки учтена. Правда, в этом случае есть риск, что эксперт может попросить выделить доставку и рассчитать доставку по калькуляции на основании сборников, включенных в ФРСН. Все три КП на одно и то же оборудование должны быть с одинаковыми условиями поставки.

Не указывать шефмонтаж и шефналадку, но учесть их в стоимости. Так как шефмонтаж и шефналадка нигде не указаны, вопросов у экспертизы обычно не возникает.

Назвать ЗИП по-другому, например «Комплект обеспечения отказоустойчивости», и сказать, что стоимость входит в цену оборудования. Так как у экспертов неоднозначная позиция относительно учета ЗИП, замена названия поможет не привлекать внимания эксперта к этим затратам.

Памятка: как согласовать смету при отсутствии сметных цен 

1. При отсутствии сметных цен необходимо сделать конъюнктурный анализ (КА), то есть проанализировать цены на необходимые материалы и оборудование, выбрать наиболее выгодные и сделать сметный расчет с этими ценами. 

2. Для КА используют прайс-листы, счета-фактуры, коммерческие предложения и данные из интернета. Главное, чтобы на каждую позицию было не менее трех ценовых предложений.

3. Ценовые предложения нужно оформить с учетом требований экспертизы, иначе их могут не принять. Тогда КА придется переделывать заново, а это очень кропотливая и долгая работа.

4. Для успешного прохождения экспертизы в документах нужно указывать все требуемые сведения вроде ИНН, сведений об учете НДС или об учете в ценах стоимости отдельных затрат. 

5. Сведения о перевозке, шефмонтаже, шефналадке — самые важные. Так как именно по этим пунктам у экспертизы возникают вопросы. Чтобы вопросов не возникло, надо: заложить перевозку в сумму, не указывать шефмонтаж и шефналадку, но учесть их в стоимости, назвать ЗИП по-другому и указать, что их стоимость входит в цену оборудования